La réunion revêt une importance capitale en contexte de projet. Nous proposons dans cet article des trucs de terrain pour réussir les projets à travers des réunions de qualité.
Pourquoi la réunion occupe une place si capitale en contexte de projet ? Quels sont les différents types de réunions de projet ? Comment tenir une réunion de projet ? À quelle fréquence se rencontrer ? Comment rendre une réunion de projet productive ?
Voici le genre de questions auxquelles nous tenterons de répondre dans cet article et qui pourraient vous être utiles dans la conduite de vos projets.
"La meilleure façon de faire échouer un projet, c'est de s'en prendre aux réunions..."
La réunion est un pilier important du succès de projet. Il n'y a pas de projet sans la moindre réunion, sans une rencontre d'échanges, de discussions, entre les participants au projet.
D'ailleurs, nous pouvons affirmer sans risque de nous tromper que la meilleure façon de s'attaquer au succès d'un projet est de s'en prendre aux réunions : sabotez vos réunions, absentez-vous souvent des réunions, tenez des réunions contreproductives, annulez ou reportez fréquemment les réunions de votre projet... et hop! Vous avez là toutes les chances de faire échouer le projet! C'est aussi simple que cela.
Le déroulement des réunions est-il si central au succès des projets? Oui! C'est l'épine dorsale du projet. Car avant tout, au cœur des projets se retrouve l'humain.
Comme pour toute organisation, l'humain est évidemment le plus précieux actif du projet. Aucun projet ne peut s'entreprendre sans les hommes et les femmes qui y participent, qui se rencontrent pour discuter, pour planifier, pour mener le projet et le livrer. S'ils ne peuvent pas se rencontrer ou s'ils ne se rencontrent pas assez souvent ou encore si les rencontres ne se déroulent pas aussi bien qu'elles devraient et ne sont pas productives, il n'est pas surprenant que le projet aboutisse à un échec.
De façon générale, la réunion permet de mobiliser et gérer l'engagement des parties prenantes à travers les différents comités et instances du projet (comité de coordination ou de suivi, comité directeur, comité de gestion...).
Quels sont les différents types de réunion de projet ?
Il y a généralement 4 types de réunion :
— les réunions de suivi (ou d’avancement) : il s'agit de réunions récurrentes qui permettent de mesurer l'avancement des projets. La rencontre se tient avec l'équipe clé du projet, c'est-à-dire le chef de projet et ses principaux collaborateurs, ou avec le chef de programme et les différents chefs de projet du programme. Elle permet de faire le point des enjeux, de gérer les risques, de suivre les points en suspens et les points d’action. C'est une rencontre de mobilisation et de coordination qui est assez centrale dans la conduite du projet.
— les réunions informationnelles : elles se déroulent de façon ponctuelle, au besoin. Ce genre de rencontres se tient pour partager une information importante à l'ensemble des parties prenantes du projet ou à un groupe restreint de participants au projet. La réunion de lancement ou présentation au démarrage de projet (appelée "kick off"), est un bel exemple de ce genre de réunions.
— les réunions décisionnelles : ce sont des rencontres convoquées à l'occasion pour discuter d'enjeux importants ou de points bloquants pour lesquels des décisions sont attendues en vue de faciliter la poursuite du projet. Généralement ce sont des rencontres qui se tiennent avec les membres du comité directeur de projet, ou avec le promoteur, les décideurs du projet ou toute personne décisionnelle.
— les réunions-ateliers : Ces réunions sont ponctuelles et planifiées avec un objectif clair pour élaborer de façon plus détaillée, plus pointue, sur un ou quelques sujets techniques précis. Ce sont des rencontres de travail dont l'issue fait considérablement avancer le projet en termes de contenu et de solution. Elles ne se tiennent donc qu'avec les équipes d'experts, et les décideurs n'ont pas à être mêlés à de telles rencontres de travail.
Comment tenir une réunion de projet ?
D'abord, toute bonne réunion est précédée par une préparation. Il s'agit de prendre un moment pour se conforter sur les circonstances qui suggèrent la pertinence de la tenue de la réunion, puis de définir les objectifs à atteindre pour chaque sujet de discussion.
Ensuite on détermine de façon précise, l'ordonnancement de ces objectifs (chronologie du déroulement de la rencontre) et on identifie les participants requis à la réunion.
Ce travail préparatoire aboutit à un ordre du jour rédigé qui sera envoyé à l'avance pour inviter les participants une à plusieurs journées à l'avance afin que ces derniers s'y préparent. Une invitation anticipée diminue les risques d'une réunion non productive.
La seconde étape est le déroulement de la réunion en tant que telle. L'ordre du jour est le fil conducteur de la rencontre : c'est selon lui que se mènent les débats, se prennent les décisions et se décident les actions à entreprendre.
La rédaction d'un compte rendu (ou d'un procès-verbal, ou encore de minutes) est absolument nécessaire pour matérialiser le déroulement de la rencontre et documenter les décisions et points de suivi. Une fois la réunion terminée et les échanges transcrits ou résumés par écrit, on passe à la 3e étape qui est l'exploitation de la réunion. C'est le point faible de trop d'équipes de projets et qui mérite une attention particulière lorsqu'on veut connaître du succès. Le compte rendu doit être diffusé rapidement, idéalement dans les 24 à 72 heures aux participants de la réunion afin qu'ils puissent mettre en œuvre les points d'action décidés.
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